Makalah Audit dan Pengakhiran Proyek
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada hakikatnya, proyek dapat didefinisikan sebagai rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa / pelayanan unik tertentu, dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya, melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi, dan kontrol. Schwalbe (2004) memaparkan proyek sebagai suatu usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang unik. Hal yang patut dicatat sehubungan dengan definisi proyek tersebut adalah, bahwa : (1) Proyek memiliki jangka waktu tertentu, yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan); dan (2) Bersifat unik, yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasilkan produk atau jasa / pelayanan yang identik.
Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan dalam waktu tertentu, dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.
Evaluasi merupakan bagian dari sistem manajemen yaitu perencanaan, organisasi, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi. Proyek juga dirancang dari tahap perencanaan, organisasi kemudian pelaksanaan dan akhirnya monitoring dan evaluasi. Tanpa evaluasi, maka tidak akan mengetahui bagaimana kondisi proyek tersebut dalam rancangan, pelaksanaan serta hasilnya.
B. Rumusan
1. Apa yang dimaksud dengan evaluasi dan pelaporran proyek?
2. Apa yang dimaksud dengan audit proyek?
3. Faktor apa saja yang mempenngaruhi evaluasi proyek?
4. Apa saja kendala dan hambatan dalam evaluasii dan pelaporan proyek?
5. Apa saja criteria dalam penilaian keberhasilan proyek?
6. Apa yang dimaksud dengan pelaporan proyek?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui evaluasi dan pelaporran proyek
2. Untuk mengetahui audit proyek
3. Untuk mengetahui faktor yang mempenngaruhi evaluasi proyek
4. Untuk mengetahui kendala dan hambatan dalam evaluasii dan pelaporan proyek
5. Untuk mengetahui criteria dalam penilaian keberhasilan proyek
6. Untuk mengetahui pelaporan proyek
D. Manfaat
1. Mahasiswa mengetahui evaluasi dan pelaporran proyek
2. Mahasiswa mengetahui audit proyek
3. Mahasiswa mengetahui faktor yang mempenngaruhi evaluasi proyek
4. Mahasiswa mengetahui kendala dan hambatan dalam evaluasii dan pelaporan proyek
5. Mahasiswa mengetahui criteria dalam penilaian keberhasilan proyek
6. Mahasiswa mengetahui pelaporan proyek
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Evaluasi Proyek, juga dikenal sebagai studi kelayakan proyek (atau studi kelayakan bisnis pada proyek bisnis), merupakan pengkajian suatu usulan proyek (atau bisnis), apakah dapat dilaksanakan (go project) atau tidak (no go project), dengan berdasarkan berbagai aspek kajian. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah suatu proyek dapat dilaksanakan dengan berhasil, sehingga dapat menghindari keterlanjuran investasi modal yang terlalu besar untuk kegiatan yang ternyata tidak menguntungkan.
Dilihat dari kapan evaluasi dilakukan pada proyek, dapat dibedakan 4 jenis evaluasi proyek:
1. Evaluasi terhadap usulan proyek yang akan didirikan (pre-project evaluation);
2. Evaluasi terhadap proyek yang sedang dibangun (on-construction project evaluation);
3. Evaluasi terhadap proyek yang telah dioperasionalisasikan (on-going project evaluation).
4. Evaluasi terhadap proyek yang telah berakhir (post-project evalution study).
Ø Lembaga-Lembaga yang Membutuhkan Evaluasi Proyek:
Telah dijelaskan pada bagian sebelumnya, bahwa kegagalan proyek dapat merugikan: investor, pihak penyedia pembiayaan, pemerintah. Oleh karena itu, mereka lah lembaga-lembaga yang membutuhkan evaluasi proyek.
a. Pemilik proyek (investor) dan calon mitra usaha: akan memperhatikan prospek usaha, yakni tingkat keuntungan yang diharapkan beserta tingkat risiko investasi. Biasanya, semakin tinggi tingkat keuntungan diiringi dengan semakin tinggi risiko proyek.
b. Pihak penyedia pembiayaan (bank kreditur, perusahaan leasing, perusahaan modal ventura, underwriter bila melalui bursa efek, lembaga kredit ekspor barang modal, dan lembaga donor yang mungkin ikut membiayai proyek): memperhatikan segi keamanan dana yang mereka pinjamkan, karena mereka mengharapkan agar bunga dan angsuran pokok pinjaman dapat dibayarkan tepat pada waktunya. Oleh karena itu, mereka akan memperhatikan pola aliran dana selama jangka waktu pinjaman tersebut.
c. Pemerintah: berkepentingan atas manfaat atau dampak dari proyek terhadap perekonomian nasional maupun dampaknya bagi lingkungan dan masyarakat. Untuk meminimalkan biaya dan efektifitas kegiatan, evaluasi kelayakan proyek dilakukan dalam dua tahap:
d. Evaluasi Pendahuluan (Preliminary study atau Pre-evaluation study) Tujuan Evaluasi Pendahuluan adalah untuk mengetahui faktor-faktor pengambat kritis (critical factors) yang dapat menghambat jalannya operasi bisnis proyek yang akan dibangun. Kemungkinan keputusan dari tahap ini adalah pembatalan rencana investasi, revisi rencana investasi, atau meneruskan evaluasi rencana investasi proyek ke tahap berikutnya, yakni studi kelayakan proyek.
e. Evaluasi Kelayakan Proyek (Project Feasibility Study)
Fokus utama studi kelayakan proyek paling sedikit terpusat pada empat aspek: (1) aspek pasar dan pemasaran terhadap barang atau jasa yang akan dihasilkan proyek; (2) aspek produksi, teknis dan teknologis; (3) aspek manajemen dan sumberdaya manusia; dan (4) aspek keuangan dan ekonomi.
Ø Tahapan-Tahapan Evaluasi Proyek
Evaluasi Proyek dapat dibagi menjadi beberapa tahap:
a. Tahap Penemuan ide, yakni penelitian terhadap kebutuhan pasar dan jenis produk dari proyek. Jika terdapat lebih dari satu ide, maka biasanya pengambil keputusan akan dipengaruhi oleh tiga faktor: (1) intuisi bisnis dari pengambil keputusan; (2) pengambil keputusan memahami teknis dari proyek; (3) keyakinan bahwa proyek mampu menghasilkan laba.
b. Tahapan Penelitian; yakni meneliti beberapa alternatif proyek dengan berbagai metode ilmiah. Dimulai dengan mengumpulkan data, mengolah data berdasarkan metode yang relevan, menganalisis dan menginterpretasikan hasil pengolahan data dengan alat-alat analisis yang sesuai; menyimpulkan hasil sampai pada pekerjaan membuat laporan hasil penelitian.
c. Tahap Evaluasi (Evaluasi Pendahuluan dan Evaluasi Kelayakan Proyek). Evaluasi berarti membandingkan sesuatu berdasarkan satu atau lebih standar atau kriteria, dimana standar atau kriteria ini dapat bersifat kuantitatif maupun kualitatif. Hal yang diperbandingkan dalam evaluasi kelayakan proyek biasanya adalah manfaat (benefit) dengan seluruh biaya yang akan timbul.
d. Tahap Pengurutan Usulan yang Layak. Apabila terdapat lebih dari satu usulan rencana proyek yang dianggap layak, dan bila manajemen memiliki keterbatasan dalam menjalankan proyek-proyek tersebut, maka manajemen dapat menentukan prioritas usulan yang layak berdasarkan kriteria-kriteria pengurutan (ranking) yang telah ditentukan.
e. Tahap Rencana Pelaksanaan. Setelah ditentukan rencana proyek mana yang akan dijalankan, perlu dibuat rencana kerja pelaksanaan pembangunan (konstruksi) proyek; mulai dari penentuan jenis pekerjaan, waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan; jumlah dan kualifikasi tenaga pelaksana; ketersediaan dana dan sumberdaya lainnya; kesiapan manajemen, dll.
f. Tahapan Pelaksanaan, yakni tahap merealisasikan konstruksi proyek tersebut. Jika proyek selesai dikonstruksi, maka proyek dioperasionalisasikan. Dalam operasionalisasi ini, diperlukan juga kajian-kajian untuk mengevaluasi operasionalisasi proyek. Hasil evaluasi ini dapat dijadikan sebagai feedback bagi perusahaan untuk selalu mengkaji ulang proyek secara terus-menerus.
B. Audit proyek
Arti dan proses audit secara umum yaitu kegiatan audit terdiri dari langkah-langkah sistematis mengikuti urutan yang logis. Pengkajian secara objektif; dilakukan oleh orang bebas, dalam arti tidak berperan dalam objek yang akan diaudit. Diperlukan bahan bukti (evidence) yaitu fakta atau data dan informasi yang mendukung yang harus dikumpulkan oleh auditor. Ada kriteria sebagai patokan pertimbangan atau perbandingan. Kriteria merupakan standar yang telah ditentukan dimana organisasi, manajemen, atau pelaksana harus mengikutinya dalam usaha mencapai tujuan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. Kriteria digunakan auditor untuk menilai apakah suatu kegiatan telah dilakukan dengan benar atau menyimpang. Ada kesimpulan berupa pendapat atau opini auditor.
Dengan kata lain audit adalah suatu proses yang sistematis untuk mendapatkan dan mengkaji secara objektif bahan bukti (evidence) perihal pernyataan ekonomi dan kegiatan lain. Hal ini bertujuan mencocokan atau membandingkan dengan kriteria yang telah ditentukan. Dari hasil langkah itu, disimpulkan suatu pendapat atau opini dan mengkomunikasikannya kepada pihak yang berkepentingan. (D.R. Carmichael dan J.J. Wilingham, 1987).
Sedangkan audit proyek didefinisikan oleh Leo Herbert (1979) sebagai :
1. Merencanakan, mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti yang cukup jumlahnya, relevan, dan kompeten
2. Dilakukan oleh auditor yang bebas (independent)
3. Dengan tujuan audit yaitu untuk menjawab beberapa pertanyaan :
- Apakah manajemen atau personil suatu perusahaan atau agen yang ditunjuk telah melaksanakan kegiatan atau tidak?
- Apakah kegiatan yang dilakukan memakai norma yang sesuai untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan oleh yang berwenang?
- Apakah kegiatan telah dilakukan dengan cara yang efektif?
Auditor mengambil keputusan atau pendapat dari bahan pembuktian, dan melaporkannya kepada pihak ketiga serta melengkapi bahan bukti untuk meyakinkan kebenaran isi laporan, dan usulan perbaikan untuk meningkatkan efektifitas proyek. Ada beberapa tahapan dalam proses audit proyek antara lain :
1. Survey pendahuluan
Merupakan kegiatan untuk mendapatkan informasi (tanpa melakukan verifikasi secara rinci) mengenai bagian/fungsi yang akan diaudit.
Tujuan survey pendahuluan adalah untuk :
a. Lebih memahami aktivitas auditee;
b. Mengidentifikasi area/bidang yang memerlukan penekanan khusus dalam audit ;
c. Memperoleh informasi awal sebagai bahan untuk melaksanakan pekerjaan lapangan (field work) ;
d. Menentukan apakah perlu melakukan audit lebih lanjut.
Dengan kata lain, survey pendahuluan berguna untuk memahami lebih baik mengenai tujuan, proses, risiko dan pengendalian dari bagian/fungsi yang diaudit.
2. Mengkaji dan menguji sistem pengendalian manajemen
Sistem pengendalian manajemen adalah kesatuan pemikiran dari metode akuntansi manajemen untuk mengumpulkan dan melaporkan data serta mengevaluasi kinerja perusahaan atau organisasi. Suatu sistem pengendalian manajemen berusaha untuk mengarahkan berbagai macam usaha yang dilaksanakan oleh semua subunit organisasi agar mengarah pada tujuan organisasi dan tujuan para manajernya.
3. Pemeriksaan terinci
4. Penyusunan laporan
Secara lengkap isi laporan audit proyek adalah sebagai berikut:
a. Pendahuluan.
Berisi penjelasan latar belakang dan tujuan proyek
b. Status Sekarang
Berisi penjelasana mengenai status proyek saat dilakukan audit termasuk hasil pengukuran performansi yang digunakan dalam audit seperti Biaya, jadwal, kemajuan dan kualitas.
c. Status proyek di masa yang akan datang.
Berisi laporan auditor mengenai kemajuan proyek, rekomendasi mengenai aspek teknis, jadwal dan anggaran terhadap pekerjaan yang tersisa
d. Isu isu manajemen yang penting.
Berisi penjelasan mengenai isu-isu yang berhubungan dengan pencapaian tujuan proyek yang berdasarkan pendapat auditor perlu mendapatkan perhatian khusus
e. Analisis Risiko.
Berisi penjelasan mengenai risiko-risiko yang ada dalam proyek serta dampaknya pada biaya, waktu dan performansi proyek, serta berisi penjelasan mengenai alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk menghilangkan risiko.
f. Keterbatasan dan Asumsi.
Berisi penjelasan mengenai keterbatasan audit dan asumsi yang digunakan dalam mengaudit dan pembuatan laporan.
Keanggotaan tim audit biasanya meliputi wakil-wakil dari berbagai bagian. Hasil audit dilaporkan kepada manajer proyek dan manajemen perusahaan.
C. Faktor yg pengaruhi evaluasi Proyek
Ø Hal-Hal yang Perlu Diketahui dalam Evaluasi Proyek
Sebelum dilakukan suatu evaluasi proyek, perlu diidentifikasikan hal-hal berikut:
a. Ruang Lingkup Kegiatan Proyek, yakni pada bidang-bidang apa saja proyek akan beroperasi (mission statement of business).
b. Cara kegiatan proyek dilakukan, yakni apakah proyek akan ditangani sendiri, atau ditangani juga oleh (beberapa) pihak lain?
c. Evaluasi terhadap aspek-aspek yang menentukan keberhasilan seluruh proyek, yakni mengidentifikasi faktor-faktor kunci keberhasilan proyek.
d. Sarana yang diperlukan oleh proyek, menyangkut bukan hanya kebutuhan seperti: material, tenaga kerja, dan sebagainya, tetapi juga fasilitas-fasilitas pendukung seperti jalan raya, transportasi, dan sebagainya.
e. Hasil kegiatan proyek tersebut serta biaya-biaya yang harus ditanggung untuk memperoleh hasil tersebut.
f. Akibat-akibat yang bermanfaat ataupun yang tidak dari adanya proyek tersebut. Langkah-langkah rencana untuk mendirikan proyek, beserta jadwal masing-masing kegiatan tersebut.
D. Kendala & Hambatan
Ø Perbedaan Intensitas Evaluasi Proyek
Tidak setiap proyek akan diteliti dengan intensitas yang sama. Beberapa proyek mungkin harus diteliti dengan sangat mendalam, dengan mencakup berbagai aspek yang berpengaruh. Beberapa lainnya mungkin cukup diteliti pada beberapa aspek saja. Bahkan ada yang diteliti secara sederhana dan tidak formal.
Beberapa faktor menentukan intensitas studi evaluasi proyek:
a. Besarnya dana yang ditanamkan: semakin besar dana yang ditanamkan, intensitas studi akan semakin mendalam.
b. Tingkat ketidakpastian proyek: semakin sulit memperkirakan penghasilan penjualan, biaya, aliran kas, dan lain-lain, maka biasanya studi evaluasi proyek akan semakin hati-hati.
c. Kompleksitas elemen-elemen yang mempengaruhi proyek: semakin kompleks faktor-faktor yang mempengaruhi proyek, semakin hati-hati dan mendalam studi evaluasi proyek tersebut.
Proyek dengan segala ilmu pengetahuan dan teknologi yang dilibatkan didalamnya merupakan salah satu upaya manusia dalam membangun kehidupannya. Suatu proyek merupakan upaya mengarahkan sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu terbatas sesuai dengan kesepakatan. (Soeharto,I., 1995)
Sebuah proyek terdiri dari urutan dan rangkaian kegiatan panjang dan dimulai sejak dituangkannya gagasan, direncanakan, kemudian dilaksanakan, sampai dengan memberikan hasil yang sesuai dengan perencanaannya.
Dengan demikian rangkaian mekanisme kegiatan–kegiatan didalam proyek akan membentuk kesatuan sistem manajemen. Semakin komplek mekanismenya, tentu semakin banyak permasalahan yang akan dihadapi. Setiap kegiatan proyek dalam mencapai tujuan serta sasaran mempunyai beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek. Faktor yang patut dipertimbangkan adalah faktor ekonomi, teknik dan manusia, dimana ketiga faktor tersebut saling berpengaruh dan terkait. (Soeharto,I., 1995)
Sasaran proyek yang dimaksud dalam pernyataan diatas adalah unsur anggaran atau biaya (cost), mutu (quality) dan waktu (time) atau yang biasa dikenal dengan TQC. Ketiga sasaran proyek tersebut merupakan tiga kendala (Triple Constraint) sebagai berikut: (Soeharto,I., 1995)
1. Anggaran (Cost)
Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah yang besar dan jadwal bertahun-tahun, anggaran bukan hanya ditentukan untuk total proyek atau per periode tertentu (misalnya per kwartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian penyelesaian bagianbagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode.
2. Mutu (Quality)
Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa instalasi pabrik, maka kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik harus mampu beroperasi secara memuaskan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Jadi, memenuhi persyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yang dimaksudkan atau sering disebut sebagai fit for the intended use.
3. Waktu (Time)
Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang telah ditentukan. Walaupun secara teoritis pelaksanaan proyek harus tepat waktu, namun sering terjadi pada waktu pelaksanaannya tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan.(Soeharto,I. 1995)
E. Kriteria penilaian keberhasilan proyek
Ketika sukses diukur untuk mengetahui pencapaian gol, terdapat ambiguitas apakah sebuah proyek berhasil atau gagal. Beberapa perubahan terjadi dalam penentuan kriteria keberhasilan proyek pada lebih dari satu dekade terakhir. Tren project success yang pertama adalah keberhasilan proyek yang dilihat dari keberhasilan mencapai objective atau gol dari klien. Jika goal telah tercapai, maka proyek tersebut dikatakan berhasil. Hal ini dapat dievaluasi dari indikator kinerja proyek yaitu, biaya, jadwal dan kualitas. Meskipun demikian, dengan tetap memperhatikan tujuan keberhasilan proyek, dirumuskan hal- hal yang dapat digunakan untuk menilai keberhasilan suatu proyek. Beberapa kriterian yang digunakan untuk menilai kesuksesan proyek adalah profitability, health and safety, productivity dan beberapa faktor lain Deskripsi kriteria untuk mengukur kinerja proyek:
1. Objective Measures
Yang termasuk dalam kriteria objektif adalah time, cost, health and safety dan profitability
a) Time
Waktu didefinisikan sebagai perbandingan waktu untuk menyelesaikan proyek dengan durasi yang dialokasikan pada kondisi normal
b) Cost
Biaya didefinisikan sebagai perbandingan biaya menyelesaikan proyek pada kondisi normal dengan anggaran yang dialokasikan
c) Health and safety
Kesehatan dan keselamatan didefinisikan sebagai jumlah kecelakaan yang terjadi selama penyelesaian proyek. Misalnya: injury/ accident rate per 1000 workers
d) Profitability
Keuntungan didefinisikan sebagai ukuran keberhasilan financial proyek. Profit sebagai kritera fase post konstruksi karena sudah selesai semua pembayaran dan pengeluaran
2. Subjective Measures
Untuk pengukuran subyektif melibatkan stakeholder proyek dengan menggunakan skala likert
a) Quality
Kualitas merupakan kondisidimana proyek memenuhi spesifikasi teknis, fungsi dan penampakan
b) Technical performance
Pada proses konstruksi, kejelasan instruksi merupakan hal yang sangat penting untuk meraih keberhasilan. Begitu juga dengan cakupan proyek dan spesifikasi harus jelas dan dimmengerti oleh semua pihak
c) Functionality
Kriteria ini berkaitan dengan ekspektasi partisipan proyekdan dapat diukur melalui derajat konfirmasi terhadap seluruh spesifikasi kinerja
d) Productivity
Produktivitas dapat diterima secara universal sebagai salah satu kriteria keberhasilan proyek, juga menjadi indicator efektivitas biaya proyek. Produktivitas mengacupada jumlah sumberdaya yang digunakan untuk menyelesaikan proyek
e) Satisfaction
Kepuasan dideskripsikan sebagai tingkat kebahagiaan pihak stakeholder yang dipengaruhi proyek, misalnya klien, arsitek, kontraktor, subkontraktor, surveyor, engineer , end user serta pihak ketiga
f) Environmental sustainability
Akibat dari proyek konstruksi pada lingkungan biasanya negative. Sebagai contoh, adanya limbah konstruksi, yang diukur dari selisih antara jumlah keseluruhan material yang diantarkan ke lokasi proyek terhadap jumlah pekerjaan yang diselesaikan. Pada kenyataannya, kebisingan digunakan sebagai kriteria untuk mengevaluasi keberhasilan proyek
Keberhasilan proyek seringkali dikaitkan dengan budget dan schedule sebagai indicator kinerja. Bagaimanapun juga mendefinisikan faktor- faktor yang memberi kontribusi pada keberhasilan proyek menjadi perdebatan project management. Jika keberhasilan proyek diimplementasikan menggunakan seluruh faktor kunci yang berkaitan dengan keberhasilan proyek, maka outcome dari proyek merupakan keberhasilan yang dapat diprediksi
F. Pelaporan proyek
Laporan proyek dibuat oleh manajemen proyek untuk diberikan kepada manajemen perusahaan. Dapat pula dibuatkan laporan kepada user / client dari pelaksanaan proyek. Isi laporan proyek meliputi :
1. Ringkasan mengenai status proyek
2. Bagian-bagian koreksi yang telah dilakukan atau perlu dilakukan
3. Perubahan jadwal atau peramalan jadwal dan biaya
4. Kemungkinan masalah-masalah yang mungkin muncul dan akibatnya berikut cara mengatasi masalah tersebut
5. Situasi biaya saat ini
6. Rencana tenaga kerja dan keterbatasan yang ada
Finansial Monitoring Report (FMR),adalah :
a. Suatu mekanisme laporan triwulan yang dibuat untuk membantu satuan kerja dalam mengelola dan memantau proyek
b. Disusun dalam kerangka sistem manajemen keuangan
c. Keberhasilan proyek dan kepala satuan kerja / satuan kerja sementara salah satunya tercermin pada kinerja Satuan kerja / Satuan kerja sementara dalam laporan Financial Monitoring Report-nya.
Finansial Monitoring Report (FMR) terdiri dari 3 bagian, yaitu :
1. Financial Reports : Laporan Keuangan
2. Project Progress Report : Laporan Kemajuan Fisik
3. Procurement Management Report : Laporan Manajemen Pengadaan dan Penyerapan Dana
G. Pengakhiran Proyek
1. Penghentian Proyek
Ada beberapa alasan mengapa proyek dinyatakan berhenti, yaitu :
1. Proyek berhenti karena proyek memang sudah selesai sesuai dengan perjanjian kontrak.
2. Proyek lebih menguntungkan bila dihentikan daripada dilanjutkan, karena adanya beberapa faktor yang tidak dapat dikendalikan, misalnya kelangkaan sumberdaya, kenaikan harga secara mencolok, perubahan kondisi pasar atau kondisi alam.
3. Proyek berhenti karena tidak dapat memenuhi performansi yang diinginkan. Ini bisa terjadi karena perencanaan dan pengendalian yang buruk.
2. Menyelesaikan Tugas Akhir
Pada tahap akhir proyek, Manajer Proyek memperhatikan beberapa hal:
- Berbuat lebih banyak untuk memotivasi dan berkomunikasi dengan tim proyek
- Harus menghadiri setiap pertemuan seperti yang dia dilakukan sepanjang proyek
- Kebutuhan untuk mendiskusikan setiap masalah dengan tim, dengan klien, dan dengan manajemen
- Pekerjaan lebih dari biasanya menjelang akhir-akhir dari proyek tersebut
3. Perhatikan Jalur Kritis
- Melihat dari dekat jalur kritis untuk menentukan bahwa penyelesaian tugas sedang dilaksanakan
- Review bagian akhir proyek yang akan datang untuk memperkuat pentingnya penyelesaian proyek tersebut
- Trace riwayat jalur succesor dan menentukan apakah telah terjadi riwayat tugas yang terlambat atau tertinggal
- Sebuah bentuk motivasi dapat mereview kembali dari semua pekerjaan tim proyek telah selesai
4. Pengakhiran Proyek
Setelah menyelesaikan pekerjaan proyek lakukan hal berikut:
- Review Kualitas
- Evaluasi produk dari sudut pandang pengguna akhir sehingga dapat ditentukan apakah produk tersebut dapat diterima mereka atau tidak
- Jika terdapat masalah, segera lakukan perbaikan hal ini menjadi tanggung jawab untuk segera bereaksi dan menemukan solusi atas masalah tersebut
5. Menilai dengan Proyek Deliverables
- Setelah menyelesaikan tahapan proyek, pemeriksaan kualitas produk dan produk tersebut dapat diterima dan sesuai dengan harapan yang telah ditetapkan sebelumnya, maka nikmati kepuasan dari keberhasilan menyelesaikan sebuah proyek
- Akan menjadi cerita indah dalam membicarakan proyek mulai dari awal sampai pengakhiran proyek
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dalam suatu proyek pasti dilakukan proses evaluasi dengan tujuan untuk mengetahui apakah suatu proyek dapat dilaksanakan dengan berhasil, sehingga dapat menghindari keterlanjuran investasi modal yang terlalu besar untuk kegiatan yang ternyata tidak menguntungkan.
Evaluasi proyek ada 4 jenis antara lain :
1. Evaluasi terhadap usulan proyek yang akan didirikan (pre-project evaluation);
2. Evaluasi terhadap proyek yang sedang dibangun (on-construction project evaluation);
3. Evaluasi terhadap proyek yang telah dioperasionalisasikan (on-going project evaluation).
4. Evaluasi terhadap proyek yang telah berakhir (post-project evalution study).
Adapun lembaga-lembaga yang membutuhkan evaluasi proyek yaitu Pemilik proyek (investor) dan calon mitra usaha, Pihak penyedia pembiayaan (bank kreditur, perusahaan leasing, perusahaan modal ventura, underwriter) dan Pemerintah.
Dalam melakukan evaluasi proyek dibutuhkan beberapa tahapan antara lain tahapan pelaksanaan, tahap rencana pelaksanaan, tahap pengurutan usulan yang layak, tahap evaluasi, tahapan penelitian, tahap penemuan ide.
Dalam suatu peroyek juga perlu dilakukan audit poyek yaitu proses merencanakan, mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti yang cukup jumlahnya, relevan, dan kompeten dengan tujuan mencocokan atau membandingkan dengan kriteria yang telah ditentukan.
Sebuah proyek terdiri dari urutan dan rangkaian kegiatan panjang dan dimulai sejak dituangkannya gagasan, direncanakan, kemudian dilaksanakan, sampai dengan memberikan hasil yang sesuai dengan perencanaannya. Dengan demikian rangkaian mekanisme kegiatan–kegiatan didalam proyek akan membentuk kesatuan sistem manajemen. Semakin komplek mekanismenya, tentu semakin banyak permasalahan yang akan dihadapi seperti Waktu (Time), Mutu (Quality), dan Anggaran (Cost).
Ada beberapa alasan mengapa proyek dinyatakan berhenti, yaitu :
1. Proyek berhenti karena proyek memang sudah selesai sesuai dengan perjanjian kontrak.
2. Proyek lebih menguntungkan bila dihentikan daripada dilanjutkan, karena adanya beberapa faktor yang tidak dapat dikendalikan, misalnya kelangkaan sumberdaya, kenaikan harga secara mencolok, perubahan kondisi pasar atau kondisi alam.
3. Proyek berhenti karena tidak dapat memenuhi performansi yang diinginkan. Ini bisa terjadi karena perencanaan dan pengendalian yang buruk.
B. Saran
· Dalam suatu proyek dibutuhkan tim evaluasi proyek atau tim studi kelayakan yang benar-benar berkompeten agar dapat mengetahui apakah suatu proyek dapat dilaksanakan dengan berhasil, sehingga dapat menghindari keterlanjuran investasi modal yang terlalu besar untuk kegiatan yang ternyata tidak menguntungkan.
· Auditor dalam suatu proyek pun haruslah berkompeten, auditor harus mengerti kegiatan dari awal proyek berjalan hingga proyek berakhir agar mengetahui apakah manajemen atau personil suatu perusahaan atau agen yang ditunjuk telah melaksanakan kegiatan atau tidak, dan juga apakah kegiatan yang dilakukan memakai norma yang sesuai untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan oleh yang berwenang serta apakah kegiatan telah dilakukan dengan cara yang efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Chan, K.C., Ong, P., and Indrajit, R.E. (2004). Integrated project management, Yogyakarta: ANDI.
Guido, Benny. “Pengertian evaluasi proyek, aspek-aspeknya dan metode Memperoleh gagasan”.
Schwalbe, K. (2004). Information technology project management, edisi ketiga, Cambridge: Course Technology.
Soeharto, Iman. 1995. Manajemen proyek dari konseptual sampai operasional / Iman Soeharto. Jakarta : Erlangga
#Makalah Audit dan Pengakhiran Proyek
Download File Lengkapnya => DISINI <=